Comment optimiser votre budget formation ? - Captivante

Comment optimiser votre budget formation ?

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Le secteur de la formation professionnelle connaît, depuis plusieurs années, des réformes poussant les directions formation à s’adapter et à trouver de nouveaux leviers pour former l’ensemble des collaborateurs tout en optimisant le budget de formation. Préparer son plan de développement des compétences prend du temps et nécessite de l’ingénierie pédagogique et financière afin de définir les priorités de formation, mais également de piloter efficacement son budget.

Captivante vous apporte, à travers cet article, quelques conseils et solutions pour vous aider à optimiser votre budget formation.
 

Recenser tous vos besoins avant de vous lancer 

Le premier point qui va vous permettre d’optimiser votre budget, c’est d’avoir une cartographie de l’ensemble de vos besoins, à savoir :
  • les formations obligatoires ;
  • les formations liées aux besoins de l’entreprise ;
  • les souhaits de développement des compétences exprimés par vos collaborateurs.
L’objectif sera déjà, bien entendu, d’arbitrer la pertinence des demandes ainsi que le niveau de priorité de ces dernières. Une fois que vous avez défini les axes à développer, nous vous conseillons de regrouper les besoins afin d’optimiser les coûts. Vous pourriez, par exemple, inscrire des collaborateurs de services différents, dans une même formation. Cela permet de soigner le taux de remplissage de vos sessions et donc d’optimiser votre budget.  

Co-construire le projet avec vos salariés 

Les dernières réformes de la formation professionnelle ont transformé et renforcé la possibilité, pour les salariés, de se former « tout au long de leur vie » grâce notamment au CPF (Compte Personnel de Formation). Le salarié peut mobiliser son CPF afin de suivre une formation, sur son temps de travail. Cela permet au salarié de développer les compétences souhaitées et, à l’entreprise, d’optimiser son budget.
Avec le CPF, on peut également envisager le cofinancement du projet de formation du collaborateur : le salarié peut financer son action de formation avec un abondement de l’entreprise. Une partie est donc financée par cette dernière et l’autre par le salarié.  

Utiliser le Digital Learning

En plein expansion ces dernières années, le Digital Learning est une solution innovante pour optimiser votre budget formation. Méthode d’apprentissage reposant sur l’utilisation des nouvelles technologies, le Digital Learning permet de se former différemment, partout et à tout moment.
Digital Learning ne signifie pas pour autant 100 % e-learning ou asynchrone : vous pouvez mixer les approches pour atteindre les objectifs de formation. L’idéal étant d’opter pour le Blended Learning qui allie présentiel et contenus de formation e-learning. Ainsi, vous pourrez optimiser votre budget de formation. Même si les contenus e-learning peuvent paraître onéreux, la notion de coût n’est pas la même que pour du présentiel. De plus, le e-learning est un investissement pour le futur : les parcours pourront être conservés et suivis par le plus grand nombre. Ils vous permettent de gagner du temps, tout en optimisant votre budget formation. Avec ses contenus stimulants, ludiques et variés, cette formule saura plaire à la majorité de vos collaborateurs.  

Créer un organisme de formation interne

Disposer d’un organisme de formation interne est bon moyen d’optimiser son budget formation. Il permet à l’entreprise d’être totalement autonome au niveau du développement et du maintien des compétences. Ainsi, vous pourrez élaborer des actions de formation sur-mesure, en totale adéquation avec vos besoins.
De plus en plus de structures optent pour la création d’un organisme de formation interne dans le but de créer des formations au plus près des spécificités de l’entreprise. Cela n’est pas toujours aisé avec des formations externes. L’organisme de formation interne permet une plus grande flexibilité dans le choix des dates, des horaires et au niveau de l’organisation des sessions.
Véritable retour sur investissement grâce à la mobilisation des ressources propres à l’entreprise, la création d’un organisme de formation interne est une excellente solution pour optimiser votre budget formation.  

Favoriser la formation interne en s’appuyant sur des experts 

L’un des autres axes afin d’optimiser votre budget formation, c’est bien entendu de vous appuyer sur vos experts métiers. Nous avons tous des procédures internes ou encore des salariés que nous considérons comme étant « les experts métiers ».
Dans une logique d’optimisation des coûts, il peut être judicieux d’envisager d’intégrer un groupe de « formateurs internes » dans vos process de formation. En effet, la présence de ces derniers est un réel atout. Au plus près du terrain et des collaborateurs, ils ont une bonne connaissance de la structure et peuvent donc proposer des formations parfaitement adaptées et efficaces.
Enfin, ils peuvent plus aisément assurer l’évolution en compétences des salariés en les accompagnant de façon régulière. Vous pourriez donc animer un réseau de formateurs et les former au métier de « formateur en entreprise » afin de les mettre dans les meilleures dispositions possibles. La formation en interne vous permettra d’optimiser votre budget.  

Être au fait des dispositifs mis en place par les OPCO

Même si les OPCO n’ont plus forcément le même rôle qu’il y a quelques années, il est essentiel de suivre les dispositifs mis en place dans vos branches. Ces dispositifs de formation vous permettent généralement de mettre en place des montages financiers afin d’optimiser votre budget.
Prenons l’exemple de la PRO A, créée en septembre 2018. Elle vous permet de construire des parcours de formation visant une certification professionnelle. Cette dernière peut comprendre de la formation interne, externe ou encore du Digital Learning à destination de certains publics en entreprise. L’objectif étant de favoriser leur évolution ou leur promotion professionnelle. Cette certification professionnelle de minimum 150 heures vous permet de disposer d’une prise en charge forfaitaire par votre opérateur de compétences. Ainsi, ce type de dispositif vous permet d’optimiser votre budget formation.  



Poste de dépense important dans les entreprises, la formation des collaborateurs reste, néanmoins, primordiale. Favorisez donc des actions de formation à forte valeur ajoutée et durables sur le long terme. Pensez également aux solutions qui vous permettront d’optimiser efficacement votre budget formation.